Расходы на автомобиль и УСН – ищем точки соприкосновения
Хорошая вещь – автомобиль. Если он есть в организации, то вопросы решаются гораздо быстрее. Сел на «коня» и поехал по делам, за день можно успеть гораздо больше: и приобрести материалы, и товары привезти клиенту, и налоговую инспекцию навестить. Но за все хорошее приходится платить, в данном случае – в виде расходов на содержание служебного транспорта. Благо расходы на автомобиль УСН позволяет признать. Что же можно учесть в их составе?
Состав затрат на содержание транспорта
В составе затрат на содержание служебного транспорта при УСН организация может учесть:
— стоимость бензина, смазочных материалов;
— стоимость техосмотра и ремонта;
— стоимость услуг автомобильных стоянок;
— затраты на страховку ОСАГО в пределах тарифов, установленных постановлением Правительства №739 от 08.12.2005 г.;
— оплата добровольного страхования автомобиля (КАСКО);
— другие экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией автомобиля, используемого организацией (письмо Минфина №03-02-05/2/40 от 22.06.2004 г.).
Минфин позволяет учитывать расходы на содержание не только собственного, но и арендованного транспорта (письмо Минфина № 03-11-04/2/19 от 26.01.2007 г.).
Пример
ООО «Добрые окна» находится на УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы». Компания имеет в собственности автомобиль Газель, используемый для доставок продукции покупателям.
В апреле 2012 года ООО «Добрые окна» оплатило автосервису услуги по ремонту автомобиля на сумму 23 600 руб., в том числе НДС 3 600 руб. Оплата услуг автосервиса произведена платежным поручением от 20.04.2012 г. №134.
25 апреля 2012 года стороны подписали акт приемки-передачи выполненных ремонтных работ (акт от 25.04.2012 г. №514, счет-фактура от 25.04.2012 г. №450).
В книге учета доходов и расходов будут сделаны записи:
Служебный автомобиль индивидуального предпринимателя
Со служебным транспортом организации все более или менее понятно. А как быть индивидуальным предпринимателям на УСН, которые также используют свой личный транспорт для служебных поездок? Можно ли признать такие расходы?
Индивидуальный предприниматель имеет право включить затраты на содержание собственного автомобиля (прежде всего, на приобретение бензина) в расходы, однако только в том случае, если поездки связаны с предпринимательской деятельностью. Для этого необходимость использования личного транспорта должна объясняться спецификой бизнеса, например, автомобильные перевозки, оптовая торговля, производство пластиковых окон с их доставкой покупателю и т.п.
Если специфика предпринимательской деятельности обусловливает только такие поездки ИП как в банк, в налоговую инспекцию, к контрагентам для заключения договоров, то налоговая инспекция и суд, скорее всего, признает такие расходы необоснованными, поскольку необходимости использовать автомобиль в этом случае отсутствует. Можно ведь и на автобусе в налоговую приехать, не так ли?
Расходы на ГСМ, которые используются для поездок в рамках предпринимательской деятельности, можно учесть при их обоснованности и наличии подтверждающих документов. Основной подтверждающий документ – путевой лист. Его заполнение – тема отдельного разговора.
Если автомобиль используется в сфере деятельности «грузоперевозки», то затраты на ГСМ можно включить в состав материальных расходов, в ином случае – в содержание служебного транспорта. Для таких расходов установлены нормативы, утвержденные Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (распоряжение Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 г.).
Кроме того, индивидуальный предприниматель должен составить Решение в письменном виде, где будет обозначено личное имущество (автомобиль), которое используется в предпринимательской деятельности.
Таким образом, расходы на автомобиль УСН вполне позволяет учитывать. Главное – это их экономическая обоснованность и соответствие нормативам.
О том, как заполнить путевой лист, читайте здесь. Если у вашей организации собственного автомобиля пока нет, то вы можете выплачивать компенсацию за личный автомобиль вашим работникам. Как это оформить, читайте тут.
А в вашем бизнесе есть автомобиль? Какие проблемы возникают при списании расходов на него? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Подборки из журналов бухгалтеру
Учитываем расходы на автомобиль при упрощенке
Можно ли в налоговом учете при УСН отнести на расходы стоимость автомобиля?
Да, можно включить в налоговую базу при УСН затраты на покупку автомобиля (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Чтобы списать покупку автомобиля на расходы, нужно выполнить три условия: ввести транспорт в эксплуатацию, начать использовать в предпринимательской деятельности и оплатить расходы (п. 3 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом, чтобы принять к учету автомобиль, не нужно дожидаться его госрегистрации (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 10.12.95 № 196ФЗ)
В каком порядке списывать расходы на автомобиль при упрощенке?
Если соблюдены все три условия для учета, затраты на покупку авто включайте в расходы при УСН ежеквартально равными долями в течение первого календарного года использования объекта (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, если вы ввели в эксплуатацию полностью оплаченный автомобиль ценой 600 000 руб. в мае 2014 года, то на конец каждого квартала (30 июня, 30 сентября и 31 декабря) отражайте в затратах при УСН по 200 000 руб. Таким образом, полную стоимость основного средства вы спишете 31 декабря 2014 года
Как учесть стоимость автомобиля, купленного в рассрочку?
Стоимость авто, купленного в рассрочку, списывайте на затраты при УСН по мере его оплаты (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ и письмо ФНС России от 06.02.2012 № ЕД-4-3/1818). Однако учитывайте уплаченную сумму не сразу в текущем квартале, а распределяйте ее по кварталам, оставшимся до конца года. То есть каждую оплату списывайте так, как если бы вы учитывали полностью оплаченное основное средство. При этом относите цену на затраты в последнее число каждого отчетного (налогового) периода (письмо Минфина России от 17.05.2011 № 03-11-06/2/78)
Например, если первый платеж за транспорт вы перевели в I квартале (допустим, в январе), то включайте 1/4 его часть в расходы при УСН каждый квартал: 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. Когда сумма отдана во II квартале, распределяйте ее уже на три квартала и списывайте на расходы в июне, сентябре и декабре. Соответственно если платеж пришелся на IV квартал, всю его величину отнесите на затраты 31 декабря. Если же до конца года задолженность по объекту вы не погасите (такое возможно, когда рассрочка дана на несколько лет), то неоплаченные части перенесите на следующий год. И продолжайте учитывать их в таком же порядке
Как отразить покупку автомобиля в Книге учета доходов и расходов?
Отражайте расходы на покупку авто в разделе II Книги учета. Причем запись делайте на последнее число отчетного (налогового) периода в размере фактически уплаченных сумм (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Итоговые данные из раздела II перенесите в раздел I Книги учета — в графу 5 «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы».
При оплате автомобиля по частям каждую сумму оплаты за квартал отражайте как отдельный объект основных средств
Какими проводками отразить покупку автомобиля?
В бухучете расходы, связанные с приобретением автомобиля, отражайте на счете 08. То есть формируйте следующие проводки:
ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 60 (76)
— отражена стоимость купленного имущества;
ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» КРЕДИТ 23 (26, 70, 76…)
— отражены расходы на покупку объекта и доведение его до состояния, пригодного к использованию
Как в бухучете принять купленный автомобиль к учету и ввести его в эксплуатацию?
Принятие автомобиля к учету отражайте на счете 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в материальные ценности». Если основное средство вводится в эксплуатацию одновременно с принятием его на учет, то делайте запись:
ДЕБЕТ 01 (03) КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
— принято к учету и введено в эксплуатацию купленное основное средство.Если автомобиль вводится в эксплуатацию позже его принятия на учет, то откройте к счету 01 (03) такие субсчета: «Основные средства на складе (в запасе)» и «Основные средства в эксплуатации». Принятие объекта к учету отразите проводкой:
ДЕБЕТ 01 (03) субсчет «Основные средства на складе (в запасе)» КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
— принято к учету купленное основное средство.При вводе автомобиля в эксплуатацию произведите запись:
ДЕБЕТ 01 (03) субсчет «Основные средства в эксплуатации» КРЕДИТ 01 (03) субсчет «Основные средства на складе (в запасе)»
— введено в эксплуатацию купленное основное средство
Ремонт автомобиля
В каком порядке отразить расходы на ремонт автомобиля в налоговом учете при УСН?
Если работы проводит сторонняя фирма, то для подтверждения расходов вам понадобится договор о проведении ремонта, калькуляция расходов и акт выполненных работ. Если вы ремонтируете машину сами, составьте смету трат, указав в ней количество деталей, необходимых для ремонта, и их стоимость. После того как бумаги будут оформлены, а ремонт оплачен, спишите цену работ на расходы сразу после оплаты (подп. 3 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Стоимость страховки
Входит ли в налоговую базу при УСН стоимость ОСАГО?
Да, в налоговом учете при УСН вы можете списать стоимость обязательного страхования коим является ОСАГО (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). На расходы спишите всю фактически уплаченную стоимость полиса сразу после его оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Можно ли уменьшить на расходы при УСН стоимость КАСКО?
Уменьшить налоговую базу по «упрощенному» налогу на стоимость полиса КАСКО нельзя. Дело в том, что при УСН можно учесть расходы только на обязательное автострахование. Затраты на уплату страховки по добровольному страхованию — КАСКО не входят в перечень расходов, которые можно учесть при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ и письмо Минфина России от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119).
Стоимость ГСМ
Как учитывать в расходах стоимость ГСМ?
Можно учесть в качестве материальных затрат сразу после оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Какие документы подтвердят расходы на топливо?
Путевой лист, авансовый отчет, кассовые (товарные) чеки (п. 2 ст. 346.16 НК РФ)
Стоимость платной парковки
Учитывается ли в расходах при УСН стоимость парковки?
Да. Сразу после оплаты спишите на расходы в качестве материальных затрат всю стоимость оплаты за парковку (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Какие документы подтвердят оплату услуг парковочных мест?
Квитанция на парковку автомобиля, соответствующая требованиям постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, и кассовый чек с указанием ИНН организации, выдавшей этот чек
Расходы, которые возникают при аренде автомобиля
Арендная плата
Можно ли учесть в расходах при УСН арендную плату?
Да, после оплаты арендодателю всю сумму арендной платы включите в налоговую базу при УСН (подп. 4 п.1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Какие документы обоснуют выплату арендной платы?
Договор аренды и акт приема-передачи автомобиля.
Нужно ли удерживать НДФЛ, если арендная плата перечисляется работнику за использование его автомобиля?
Да, так как арендная плата в этом случае — это доход работника. Поэтому при его выплате удержите и уплатите в бюджет НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Сделать это нужно не позднее дня, следующего за днем фактического получения работником арендной платы.
Облагается ли страховыми взносами арендная плата, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля?
Арендная плата не облагается страховыми взносами, если заключен договор аренды транспортного средства без экипажа. Дело в том, что на вознаграждения по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, страховые взносы не начисляются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).
При аренде автомобиля с экипажем сама сумма арендной платы, перечисленной работнику, не будет облагаться взносами. А вот управление автомобилем — это уже услуга, которую предоставляет работник. И страховые взносы со стоимости этой услуги придется уплатить (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).
В договоре аренды автомобиля с экипажем нужно сумму вознаграждения разделить на две части: непосредственно арендную плату и плату за оказание услуг по управлению автомобилем. Это позволит сократить сумму страховых взносов во внебюджетные фонды.
Ремонт арендованного автомобиля
Можно ли учесть расходы на ремонт автомобиля?
Как учесть такие расходы на автомобиль при упрощенке, как ремонт? В договоре аренды укажите, что затраты на содержание автомобиля несет именно арендатор. Тогда подобные расходы будут обоснованными и уменьшат налоговую базу при УСН в полной сумме (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Условия договора аренды транспортного средства (гл. 34 ГК РФ)
Условие
Размер арендной платы
По общему правилу право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику (ст. 608 ГК РФ). Однако заключить договор аренды от имени собственника может любое лицо. Главное — наличие доверенности.
Без доверенности сам договор аренды автомобиля с лицом — несобственником считается недействительным. Следовательно, и расходы по такому договору будут признаваться необоснованными как противоречащие законодательству. При этом нотариального заверения такой доверенности не требуется, ее можно составить в произвольной форме (ст. 163 и 186 ГК РФ)
Выплата компенсации за использование автомобиля
Можно ли учесть в расходах при УСН компенсации за использование легкового автомобиля?
Можно, только в пределах норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они составляют 1200 руб. в месяц за использование в служебных целях легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно и 1500 руб. в месяц — свыше 2000 куб. см, за использование в служебных целях мотоциклов — 600 руб. в месяц (п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92). Компенсации, выплаченные сверх норм, при расчете единого налога не учитываются. Причем компенсация по нормам включает в себя в том числе и стоимость израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).
Норма установлена в расчете на полный месяц использования автомобиля — в течение всех рабочих дней. За те дни, когда автомобиль не использовался в работе компании, компенсацию не выплачивайте.
Входит ли в налоговую базу при УСН стоимость компенсации за использование грузового автомобиля?
Компенсацию за использование грузового автомобиля в расходы включить нельзя (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля?
Не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ , письмо ФНС России от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ и подп. 2 «и» п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Если сотрудник использует в работе арендованное имущество или, например, управляет автомобилем по доверенности, компенсация будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина России от 21.09.2011 № 030406/6228 и Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19). Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса РФ предполагает выплату компенсации за использование работником личного имущества. Компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом РФ не предусмотрены. То есть компенсация считается законодательно установленной и не облагается НДФЛ только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это подразумевает, что автомобиль находится в собственности арендодателя.
Как списывать стоимость ГСМ на расходы в пределах норм
Способ нормирования
Документы содержат нормы для основных марок автомобилей. Кроме того, к нормам установлены поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты в зависимости от условий и местности эксплуатации авто. Например, коэффициенты для летнего и зимнего времени, различных населенных пунктов, качества дорог и пр.
Несмотря на то что нормы топлива закреплены распоряжением Минтранса, все равно придется провести дополнительные расчеты, чтобы найти величину норматива с учетом поправочных коэффициентов
Разработку нормативов можно поручить специализированной государственной или коммерческой фирме, с которой нужно будет заключить договор на выполнение расчета норм расходов на ГСМ. Либо можно самостоятельно произвести контрольные замеры топлива. Для этого залейте в бак определенный объем бензина, например 100 литров.
Затем исходя из показаний спидометра определите, сколько километров вам понадобится, чтобы потратить все топливо.
Все полученные результаты отразите в акте о проведении контрольного заезда.
Его руководитель должен утвердить своим приказом.
Поскольку расход топлива зависит еще и от условий поездок, то лучше произвести контрольные замеры в разных условиях эксплуатации транспортного средства. И утвердить в этом же приказе еще и повышающие коэффициенты: для летних и зимних поездок, при использовании кондиционера и т. п. Формулу расчета нормативного расхода топлива можно вывести для каждого вида транспорта
➤ Adblockdetector