Технические средства

Средства обработки документов

Классификация средств обработки документов.

Основные функции маркировальных машин, штемпельных устройств, ламинатора.

Послепечатная обработка документов с помощью фальцевальных брошюровальных, листоподборочных и других машин. Бумагорезательное оборудование.

Ви­ды уничтожителей бумаг (шредеров).

В условиях современного офиса большое внимание должно уделяться обеспечению единого порядка оформления документов, приданию им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информа­ции. С этой целью все документы, отчеты, рекламные и дру­гие материалы после копирования и размножения комплек­туются, переплетаются и передаются пользователям, в тех­нический архив или на микрофильмирование.

Для автоматизации оформительских и переплетно-брошюровочных работ используется большой набор технических средств. Это адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные ус­тройства, резальное, брошюровальное и переплетное обору­дование, ламинаторы и многие другие устройства.

Технические средства

Адресовальные машины используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявле­ний, извещений, платежных документов. Адресовальная ма­шина копирует на документы или этикетки для последую­щей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти маши­ны, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаб­лонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в раз­ноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины (франкировальные машины) (рис.11) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины на­капливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Рис. 11Маркировальная машина

Штемпелевальные устройства (нуменаторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообще­ний: номеров, индексов, даты и т.д.

Рис. 12 Штемпелевальная машина

Ламинаторы (рис.13) — машины для защиты документов от вла­ги, пыли, масла, небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка или на поверхность документа просто при­клеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целе­сообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отче­тов, меню, визитки, технические талоны и многие другие до­кументы.

Рис. 13 Ламинатор

Фальцевальные машины (рис.14) — устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные ма­шины Grafipli 3851 фирмы Rexel 1200 EXP и 1500 EXP (Ан­глия), фирмы FKS FG 3500 и FB 22 (Япония) выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20 000 листов в час.

Рис. 14 Фальцевальная машина

Брошюровальные машины (рис.15) — устройства для автомати­ческой фальцовки и скрепления брошюр с помощью метал­лических скрепок.

Рис. 15 Брошюровальная машина

Листоподборочные машины (коллаторы) (рис.16) — автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.д. Комплексы аппаратуры позволяют подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать гото­вые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Рис. 16 Листоподборочная машина

Листоукладочные машины — вибрационные машины, вы­равнивающие пачки бумаг.

Пачковязальные машины (рис.17) служат для обвязки пачек шпа­гатом или лентой свариваемой, липкой и др.

Рис. 17 Пачковязальная машина

Степлеры (рис.18) и проволокошвейные машины (рис.18) выполняют скреп­ление брошюр проволочными скрепками. Степлеры работа­ют с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручны­ми и элек­трическими. Ограничением толщи­ны скрепляемой стопки листов являются используемые скрепки.

Рис. 18 Степлер Рис. 19 Проволокошвейная машина

Переплетные машины (рис.20) выполняют:

— скрепление блока бумаг пластмассовыми или металли­ческими пружинами;

— скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами;

— переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Рис. 20 Переплетная машина

Термопереплет (рис.21) — самый простой и быстрый способ пере­плета: в специальную обложку со слоем термоклея заклады­вают документы и помещают в аппарат, через 40 секунд го­тов переплет высшего качества. Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов и для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.

Рис. 21 Термопереплет

Все уничтожители бумаг (рис.22) делятся на пять классов в зави­симости от степени секретности уничтожаемых документов.

К документам I степени секретности относится открытая переписка. Такого типа документы рекомендуется уничто­жать путем прямой (параллельной) резки на полосы шири­ной не более 12 мм и такой длины, чтобы общая площадь по­лосы не превышала 2000 мм 2 .

Внутренняя переписка относится к документам II степе­ни секретности. Их также разрезают на полосы шириной не более 6 мм и площадью не более 800 мм 2 .

Рис.22 Уничтожители документов

Конфиденциальные документы III степени секретности рекомендуется уничтожать резкой на полосы шириной ме­нее 2 мм или путем перекрестной резки с размерами фраг­ментов не более 4 х 80 мм.

Секретные документы IV степени секретности следует ре­зать на фрагменты размером не более 2 х 15 мм.

Сверхсекретные документы, имеющие V степень секрет­ности, в соответствии со стандартом DIN 32757, должны раз­резаться на кусочки шириной не более 0,8 мм и длиной не бо­лее 13 мм. Такую перекрестную резку иногда называют спе­циальной. Все производимые в настоящее время уничтожители бу­маг различаются не только видом резки документов, но и своими размерами, скоростью резки и производительнос­тью, отсутствием или наличием бункера для измельченных документов, его емкостью, шириной щели для разрезаемых листов бумаги.

Дата добавления: 2016-04-02 ; просмотров: 3232 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия называются:

В 1:29 поступил вопрос в раздел Информационные технологии в управлении, который вызвал затруднения у обучающегося.

Вопрос вызвавший трудности

Ответ подготовленный экспертами Учись.Ru

Для того чтобы дать полноценный ответ, был привлечен специалист, который хорошо разбирается требуемой тематике «Информационные технологии в управлении». Ваш вопрос звучал следующим образом: Машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия называются:

После проведенного совещания с другими специалистами нашего сервиса, мы склонны полагать, что правильный ответ на заданный вами вопрос будет звучать следующим образом:

НЕСКОЛЬКО СЛОВ ОБ АВТОРЕ ЭТОГО ОТВЕТА:

Работы, которые я готовлю для студентов, преподаватели всегда оценивают на отлично. Я занимаюсь написанием студенческих работ уже более 4-х лет. За это время, мне еще ни разу не возвращали выполненную работу на доработку! Если вы желаете заказать у меня помощь оставьте заявку на этом сайте. Ознакомиться с отзывами моих клиентов можно на этой странице.

Хохлова Лиана Филипповна — автор студенческих работ, заработанная сумма за прошлый месяц 64 600 рублей. Её работа началась с того, что она просто откликнулась на эту вакансию

ПОМОГАЕМ УЧИТЬСЯ НА ОТЛИЧНО!

Выполняем ученические работы любой сложности на заказ. Гарантируем низкие цены и высокое качество.

Деятельность компании в цифрах:

Зачтено оказывает услуги помощи студентам с 1999 года. За все время деятельности мы выполнили более 400 тысяч работ. Написанные нами работы все были успешно защищены и сданы. К настоящему моменту наши офисы работают в 40 городах.

Ответы на вопросы — в этот раздел попадают вопросы, которые задают нам посетители нашего сайта. Рубрику ведут эксперты различных научных отраслей.

Полезные статьи — раздел наполняется студенческой информацией, которая может помочь в сдаче экзаменов и сессий, а так же при написании различных учебных работ.

Площадка Учись.Ru разработана специально для студентов и школьников. Здесь можно найти ответы на вопросы по гуманитарным, техническим, естественным, общественным, прикладным и прочим наукам. Если же ответ не удается найти, то можно задать свой вопрос экспертам. С нами сотрудничают преподаватели школ, колледжей, университетов, которые с радостью помогут вам. Помощь студентам и школьникам оказывается круглосуточно. С Учись.Ru обучение станет в несколько раз проще, так как здесь можно не только получить ответ на свой вопрос, но расширить свои знания изучая ответы экспертов по различным направлениям науки.

Конспекты лекций для студентов по дисциплине «Технические средства управления в офисе»

Главная > Конспект

При выборе степлера необходимо помнить о един­ственной его характеристике — толщине скрепляемой стопки листов за один нажим, что зависит от при­жимного устройства и длины ножки скобки. Как пра­вило, используется обычная и фигурная скобка с дли­ной ножки 6—8 мм и позволяющая скреплять: у руч­ных — до 15 листов, у электрических — до 30 листов.

Имеются в продаже особо мощные степлеры (фир­ма LG), которые за один раз позволяют скрепить 100—150 листов, но в них применяются скобки с длиной ножки 23 мм и стоят они гораздо дороже.

Особо удачливые бизнесмены могут себе позво­лить купить проволокошвейную машинку, которая, кроме того, что автоматически скрепляет листы в пачки по 100 штук, сама нарезает скобы необходи­мой длины из проволоки, подаваемой с катушки.

Устройства бесшвейного скрепления документов представляют собой приспособления для зажима блока бумажных листов и нагревательного элемен­та. Блок бумажных листов устанавливают кореш­ком вниз на вибросталкиватель листов для вырав­нивания. Выровненный блок зажимают в зажимных приспособлениях и проклеивают торец. Затем вклю­чают нагревательный элемент, который за несколь­ко минут высушивает клей. Таким образом можно склеить 100 и более страниц документов.

Для подшивки документов в папки-скоросшива­тели и регистраторы используют дыроколы — уст­ройства для пробивки отверстий в бумаге, толщи­ной пробивки от 0,6 мм до 2,5 мм. Дыроколы раз­личаются между собой пуансонами — цилиндричес­кой режущей кромкой, которые могут быть двухстоечные и многостоечные, а также с произвольным размещением пуансонов.

Конвертозаклеивающая машина — устройство, состоящее из комплекса механизмов, производящих поочередную подачу конвертов, увлажнение клее­вого слоя на клапане конверта, прижим клапана и вывод заклеенного конверта из машины. Эти маши­ны предназначены для работы в организациях с боль­шим документооборотом.

Переплетные машины — небольшие аппаратные устройства, предназначенные для скрепления блока бумаги пластиковыми пластинами, пластмассовыми или металлическими пружинами, а также перепле­тения блока бумаг при помощи термообложек.

Переплет пластмассовыми и металлическими пру­жинами позволяет переплетать любое количество документов, легко вынимать, добавлять или заме­нять страницы, а также выбирать цвет и диаметр пружин (от 6 до 50 мм — пластмассовых, и от 5 до 14 мм — металлических).

Особого внимания заслуживает термопереплет — самый простой и быстрый способ переплета: в спе­циальную обложку со слоем термоклея закладыва­ют документы и помещают в аппарат, по внешнему виду напоминающий небольшую духовку. Через 40— 50 секунд готов переплет высокого качества, при­чем имеется возможность выбирать обложки раз­личной фактуры: «лен», «кожа», «глянец» — эле­гантность и красота! Единственный недостаток — вынимать из переплета или добавлять документы в такой переплет нельзя.

3) Машины для оформительских работ

Справедливости ради стоит отметить, что все опи­санные в этом разделе машины и устройства прак­тически не встречаются в современных офисах — их вытесняют персональные компьютеры и ризографы. Но мы не можем о них не сказать — это часть недавнего прошлого, а без прошлого, как известно, нет будущего.

Адресовалъные машины — электромеханические устройства, предназначенные для впечатывания в документы локальных фрагментов текста, например, адресов клиентов или постоянных корреспондентов по переписке; для заполнения нарядов, печатания этикеток, заявлений, извещений, платежных доку­ментов. Обязательное условие применения машин этого типа — единичное или малотиражное печата­ние большого числа многократно повторяющихся текстов.

Адресовальная машина автоматического типа копирует на документы фрагмент -текста, оперативно выбираемый из памяти машины, либо из памяти ПК. В таких машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Ее , можно использовать в качестве поисковых устройств с выдачей готовой информации, например для составления выборочных списков чего-либо. Цена такой адресовальной машины высокая.

Но существуют и гектографические адресовальные машины, имеющие приспособления для смачи­вания конверта (бумаги) и печатного валика. В кар­тотеке печатных форм штемпелей-шаблонов, назы­ваемых матрицами (стенселями), выбирают нужный вариант текста, подкладывают матрицу под печатный валик и получают требуемый впечатан­ный текст. Матрицей служит полоса чертежно-прозрачной или мелованной бумаги, часто вставленная в разноцветные рамки для удобства ручного выбора. В полуавтоматических адресовальных машинах подача матриц и печать автоматизированы. Эти машины просты в эксплуатации, имеют малые габари­ты, могут легко разместиться на рабочем столе секретаря.

Маркировальные (франкировальные) машины применяются для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учрежде­ния-отправителя и его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера отпра­вителя и даты отправления. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются сум­мы платежей, подлежащих исполнению.

Штемпелеваль­ные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты — то есть вы­полняют функцию регистратора документа. Смена номера производится автоматически после каждого нанесения. Надписи и номера производят выпуклы­ми металлическими или резиновыми знаками, кото­рые смачивают штемпельной краской от подушки.

Существуют ручные и автоматические нумерато­ры. В автоматических печатание производится че­рез красящую ленту, как в пишущих машинках. Для удобства регистрации документов и регистра­ционных карточек смена порядкового регистраци­онного номера может производиться не через каж­дый цикл печатанья, а через 2—5 циклов. Для этого имеется специальный переключатель.

Раньше отечественной промышленностью выпус­кались электрические нумераторы производитель­ностью 3000 оттисков в час и сроком эксплуатации 8 лет. Сегодня можно встретить нумераторы в ос­новном корейского производства, но по рейтингам продаж они далеко не на первом месте.

4) Машины для защиты документов от небрежного хранения

Средства для нанесения защитных покрытий на документ подразделяются на устройства для окан­товки документов, лакокрасочные (лакировальные) станки и машины-ламинаторы.

У всех этих технических приспособлений одна цель — защита документов от влаги, пыли, масла и небрежного хранения.

С целью повышения стойкости документа к ме­ханическим повреждениям при частой эксплуата­ции применяют окантовку (обклеивают документ по периметру) более прочным, чем сам документ, материалом, например бумагой или пластикатной пленкой, покрытыми клеевым слоем. Окантовочные машины бывают ручными и электрическими. Ручные часто заправляются узким скотчем.

Еще в далеком 1928 г. американец Ричард Дрю выпустил клейкую ленту широкого назначения. Эту ленту под названием «скотч» продавали в Европе как «ленту для торговли». Первоначально это была длиннал полоса из прозрачной целлюлозы, покрытая с одной стороны клеем, и лишь в середине 60-х годов додумались скотчем подклеивать книги в библиоте­ках, а в 80-х — с его помощью защищать документы.

При помощи лакокрасочных станков применя­ют метод нанесения на поверхность документа слоя лака. Как правило, таким способом защищают чертежи и другие документы, выполненные каранда­шом на чертежной или прозрачной бумаге, например на кальке. Этот метод также хорош для защиты документов с неровной поверхностью.

Ламинаторы — это устройства для нанесения на документы защитного покрытия. Существует два способа ламинирования: химический и термический.

При химическом способе на поверхность докумен­та наклеивается прозрачная пластикатная пленка, покрытая клеевым слоем. На увлажненную раство­рителем клеевого слоя поверхность листа наклады­вают пленку и с усилием прижимают к листу, что сохраняет возможность свободного чтения документа, значительно повышая его прочность и стойкость к различным воздействиям. Единственный недостаток — сдавать в архив ламинированные документы нельзя, так как со временем прочность этой пленки заметно снижается, что не гарантирует многолетнюю сохранность документа.

При термическом способе ламинирования документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке. На поверхность документа с двух сторон наклеивается пластикатная прозрачная пленка, которая склеивается с документом. Вытащить документ из такого пакета нельзя. Поэтому таким спо­собом ламинируют те документы, которые в дальнейшем не подлежат какому-либо редактированию, а будут длительное время использоваться в таком виде, как были выполнены первоначально, например, водительские права, технические талоны, ви­зитки, обложки книг и т.п.

5) Бумагорезательное оборудование

Все виды бумагорезательного оборудования классифицируются на три категории: конвертовскрывающие устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное обору­дование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форм.

Конвертовскрывающие машинки предназначены для автоматического вскрывания конвертов в орга­низациях, где объем поступающей корреспонденции около сотни писем в день.

Конвертовскрывающие машинки могут быть руч­ными и полуавтоматическими.

Принцип их работы состоит в следующим: они отделяют от кромки конверта полоску бумаги ши­риной 0,5—0,8 мм. В ручных имеется за плоскостью ножа шторка, которую при необходимости можно убрать и использовать эту машинку для резки бума-

Бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств, от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза, резаки могут быть стационарные и переносные с дисковыми, аллигаторными, высеченными и прямолинейными ножами и могут применяться не только для резки бумаги, но и, например, для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.

В полуавтоматических имеются дисковые ножи, которые приводятся в действие электродвигателем. Машины для уничтожения документов (уничтожители) предназначены для измельчения бумаги путем продольной или поперечной резки. Эти аппа­раты автоматические, все снабжены электроприводом и контейнерами для бумажных отходов. В за­висимости от размеров изрезанных отходов бумаги уничтожители делятся на: офисные, промышленные, секретные и специальные.

Офисные — приняты для использования в условиях офиса, имеют небольшие габариты, просты в эксплуатации, уничтожают ненужную документацию путем продольной резки.

Промышленные — крупные уничтожители, которые осуществляют перекрестную резку и утилизируют бумажные отходы;

Секретные — приняты в эксплуатацию в специальных секретных службах, имеют небольшие размеры, снабжены механизмом для перемешивания отходов, продольно-поперечная резка мелкозубными ножами (формат А-4 разрезается на 9 000 частичек).

Специальные — крупногабаритные, измельчают в крошку бумагу вместе с металлическими скрепками, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты. Применяются на целлюлозно-бумажных фабриках для переработки бумажной ветоши.

Лекция №5 Внутреннее устройство системного блока

В обязательный состав системного блока входят: